既使目標管理的運用至今已近七十年,但其中推行的過程還是會「因時、因地、因企業文化」而不斷地演繹與進化。從機制而言,有的企業結合KPI,而成為KPI目標管理法(例如:Apple、Amazon);有的企業結合了OKR,進而延伸運用為OKR目標管理法(例如:Intel、Google)。
不過,也有愈來愈多的企業,採用KPI與OKR雙軌並行的目標管理,先由高階主管擬定公司(或事業部BU)策略,展開16~28個KPI,然後再運用OKR層層展開來到部門、單位與個人。
到底哪一種機制最好呢?那可不一定,企業要從「因時、因地、因企業文化」找到最適合自己的機制了。
1.就整體成果而言:
組織領導者明確訂定組織目標後,必須對其有效地分解,轉換成各部門、團隊以及各個人的分別的目標,並界定組織期望每位成員達成效果的主要責任範圍,以利對成果做有效績效評估,以及連結績效管理回饋系統。
2.就動態過程而言:
目標管理法乃是要求領導者與團隊成員之間,必須互動的一種過程,包括計劃展開、有效的激勵、開放的溝通、績效評估與面談、部屬培育與發展等多向的動態過程。
也就是說,領導者對於團隊成員之間的帶人絕技,攸關整體成果與動態過程的雙向互動,那這兩者的比例該如何抓捏或分配?
端賴領導者對團隊成員的「成熟度」來判斷,成熟度愈高的成員,領導者對他的整體成果的互動比例就愈高,動態過程的互動比例就愈低;成熟度愈低的成員,領導者對他的整體成果的互動比例就愈低,動態過程的互動比例就愈高。
換句話說,針對成熟度較高的成員,在帶人技巧上,應著重在整體成果上,至於如何執行的過程簡單帶過即可;相反地,針對成熟度較低的成員,可能要花費更多的時間與精力在動態過程上,如此,才能在有限的時間資源下,讓團隊成員更敏捷。
經過這幾年的疫情影響,而造成工作型態的改變,有的團隊成員無法持續每天進辦公室工作,有的企業讓員工彈性選擇「申請延長在家工作」、「在哪都可工作」、「轉移主要工作場所」、「部分遠距辦公」或「完全遠距辦公」等配套措施。在「哪裡」工作反而不再那麼重要,但「如何」把工作完成才是關鍵重點。怎樣才算工作完成?目標的設定更為重要了,也就是在何時完成、做到什麼程度的明確任務,必然成為團隊敏捷的核心目標導向。因此,進一步來依循全球公認的「SMART」原則來設定目標。
「SMART」原則 |
Specific特定的 |
要清楚說明具體的,而不是一個概略性的 |
Measurable可衡量的 |
必須用量化的指標來訂定 |
Achievable可達成的 |
具挑戰性且實際可完成的 |
Relevant有關連的 |
必須與總目標或工作表現的重點相關 |
Timely有時間範圍的 |
在限定的時間內完成 |
簡而言之,只要掌握如下公式:三大步驟來設定目標,是最簡單、最明瞭、最有效的。
公式:①完成期限
②目標項目 ③量化水準
例如:6/30達成營業額4.2億、12/31提升良率為98%、6/30降低顧客抱怨率8%、12/31縮短等候時間2小時等,都是使用此公式來設定目標的「SMART」原則。然而,設定目標的期間,大部分以年度目標為一週期,下半年做調整(上修或下修),並切割成季目標,少數會切割成月目標。
當設定好團隊(單位)或個人目標3~9個時,接下來每個目標也必須思考以下幾個問題,將有助於有效達成。
1.達成這個目標須具備哪些要素或條件?
2.在執行這個目標的過程中未來有可能會遭遇哪些困難障礙?
3.事先預想可能解決以上困難障礙的方法?
4.如何展開行動計畫與步驟?
5.與團隊成員相互檢視目標進度的時間與頻率?
如能思考好以上這五個問題,將有助於順利地展開目標計畫時程表。簡單地說,在設定目標的定義愈明確,團隊的力量就愈大;績效的衡量標準也就愈清楚,團隊的運作就愈有效。
這樣的設定目標,是讓團隊成員做對敏捷最重要的事。
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